ಇ-ಆಡಳಿತದ ಮೂಲಕ ಕಡತ ವಿಲೇವಾರಿ ಹೇಗೆ?, ಸುತ್ತೋಲೆ

ಬೆಂಗಳೂರು, ಅಕ್ಟೋಬರ್ 20: ಕರ್ನಾಟಕ ಸರ್ಕಾರ ಕಡತಗಳ ವಿಲೇವಾರಿಯನ್ನು ಚುರುಕುಗೊಳಿಸಲು ಇ-ಆಡಳಿತ ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಜಾರಿಗೊಳಿಸಿದೆ. ಇ-ಆಡಳಿತದಲ್ಲಿ ಹೇಗೆ ಕಡತ ವಿಲೇವಾರಿ ಮಾಡಬೇಕು? ಎಂದು 10 ವಿಭಾಗ ಮಾಡಿ, ಹಲವು ಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ನೀಡಲಾಗಿದೆ.

ಸರ್ಕಾರದ ಅಪರ ಮುಖ್ಯ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ, ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಮತ್ತು ಆಡಳಿತ ಸುಧಾರಣಾ ಇಲಾಖೆ (ಇ-ಆಡಳಿತ) ಡಾ. ಶಾಲಿನಿ ರಜನೀಶ್ ಈ ಕುರಿತು ಸುತ್ತೋಲೆ ಹೊರಡಿಸಿದ್ದಾರೆ. ಇ-ಕಛೇರಿ ತಂತ್ರಾಂಶದಲ್ಲಿ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಕಡತ ನಿರ್ವಹಣೆಯಲ್ಲಿ 10 ವರ್ಗಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸುವ ಕುರಿತು ಎಂಬ ವಿಷಯವನ್ನು ಸುತ್ತೋಲೆ ಒಳಗೊಂಡಿದೆ.

ಸುತ್ತೋಲೆಯಲ್ಲಿ ರಾಜ್ಯ ಸರ್ಕಾರದ ಎಲ್ಲಾ ಇಲಾಖೆ/ ನಿಗಮ/ ಮಂಡಳಿ/ ಸ್ವಾಯತ್ತ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ಚಾಲ್ತಿಯಲ್ಲಿರುವ ಇ-ಕಛೇರಿ ತಂತ್ರಾಂಶದಲ್ಲಿನ ಕಡತ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ದಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುವ ನಿಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ ವಿಶ್ಲೇಷಿಸಿದಾಗ, ಕಡತದ ವಿಷಯಗಳು ಆಧ್ಯತೆಯನುಸಾರ ವರ್ಗೀಕರಣವಾಗಿರುವುದಿಲ್ಲ. ಆದುದರಿಂದ, ಇ-ಕಛೇರಿ ತಂತ್ರಾಂಶದಲ್ಲಿ ಕಡತಗಳ ವರ್ಗಗಳನ್ನು ಕೆಳಕಂಡಂತೆ ವ್ಯಾಖ್ಯಾನಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ಹೇಳಿದೆ.

ಕಡತ ವರ್ಗಗಳು

* ವರ್ಗ-1: ಕುಂದುಕೊರತೆಗಳು: ಸಾರ್ವಜನಿಕರಿಂದ ಸ್ವೀಕೃತವಾದ ಮನವಿಗಳು/ ಅರ್ಜಿ/ ದೂರು ಹಾಗೂ ತೆಗೆದುಕೊಂಡ ಕ್ರಮಗಳ ಬಗ್ಗೆ.

* ವರ್ಗ-2: ವಿಧಾನ ಸಭೆ ಮತ್ತು ವಿಧಾನ ಪರಿಷತ್ತು. ವಿಧಾನ ಸಭೆ/ ಪರಿಷತ್ತಿನ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು/ ಭರವಸೆ ಸಮಿತಿ/ ಅರ್ಜಿ ಸಮಿತಿ/ ಸಾರ್ವಜನಿಕ ಲೆಕ್ಕ ಪತ್ರ ಸಮಿತಿ/ ಸಾರ್ವಜನಿಕ ಉದ್ಯಮಗಳ ಸಮಿತಿ/ ಕಾಗದ ಪತ್ರಗಳ ಸಮಿತಿ/ ಅಂದಾಜುಗಳ ಸಮಿತಿ/ ಅನುಸೂಚಿತ ಜಾತಿ ಮತ್ತು ಅನುಸೂಚಿತ ಪಂಗಡಗಳ ಕಲ್ಯಾಣ ಸಮಿತಿ/ ಹಿಂದುಳಿದ ವರ್ಗಗಳ ಮತ್ತು ಅಲ್ಪಸಂಖ್ಯಾತರ ಕಲ್ಯಾಣ ಸಮಿತಿ/ ಸ್ಥಳೀಯ ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ಮತ್ತು ಪಂಚಾಯತ್ ರಾಜ್ ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ಸಮಿತಿ/ ಮಹಿಳಾ ಮತ್ತು ಮಕ್ಕಳ ಕಲ್ಯಾಣ ಸಮಿತಿ/ ಹಕ್ಕು ಭಾದ್ಯತಾ ಸಮಿತಿಗೆ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ವಿಷಯಗಳು.

* ವರ್ಗ-3: ನ್ಯಾಯಾಲಯದ ಪ್ರಕರಣಗಳು. ಮಾನ್ಯ ಸರ್ವೋಚ್ಚ ನ್ಯಾಯಾಲಯ, ಕರ್ನಾಟಕ ಉಚ್ಚ ನ್ಯಾಯಾಲಯ, ಕರ್ನಾಟಕ ಆಡಳಿತ ನ್ಯಾಯಮಂಡಳಿ ಮತ್ತು ಇನ್ನಿತರ ನ್ಯಾಯಾಲಯ ಹಾಗೂ ಅರೆ ಕಾಲಿಕ ನ್ಯಾಯಾಲಯಗಳಲ್ಲಿ ದಾಖಲಾಗುವ ಅರ್ಜಿಗಳ ಕುರಿತು ಮತ್ತು ಪ್ರಕರಣಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಎಲ್ಲಾ ಪತ್ರ ವ್ಯವಹಾರಗಳು.

* ವರ್ಗ- 4: ಲೋಕಾಯುಕ್ತ ಪ್ರಕರಣಗಳು. ಅಧಿಕಾರಿ/ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗಳ ವಿರುದ್ಧ ಲೋಕಾಯುಕ್ತ ದಾಳಿ ಹಾಗೂ ಟ್ರ್ಯಾಪ್ ಪ್ರಕರಣ.

* ವರ್ಗ-5: ಇಲಾಖಾ ವಿಚಾರಣೆ. ಕರ್ನಾಟಕ ನಾಗರೀಕ ಸೇವಾ (ನಿಯಂತ್ರಣ, ವರ್ಗೀಕರಣ ಮತ್ತು ಮೇಲ್ಮನವಿ) ನಿಯಮಗಳು ಮತ್ತು ಕರ್ನಾಟಕ ನಾಗರೀಕ ಸೇವಾ (ನಡತೆ) ನಿಯಮಗಳು ಮತ್ತು ಇನ್ನಿತರೆ ನಿಯಮಗಳನ್ವಯ ಅಧಿಕಾರಿ ಮತ್ತು ಸಿಬ್ಬಂದಿಗಳ ವಿರುದ್ಧ ಇಲಾಖಾ ವಿಚಾರಣೆ.

* ವರ್ಗ- 6: ಸೇವಾ ವಿಷಯಗಳು. ಸೇವಾ ವಿಷಯಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟಂತೆ ಉದಾ: ವರ್ಗಾವಣೆ, ಬಡ್ತಿ ಇತ್ಯಾದಿ ವಿಷಯಗಳ ಕುರಿತು.

* ವರ್ಗ-7: ಪಮುಖ ನೀತಿ/ ನಿರ್ಧಾರದ ಕಡತಗಳು (Policy Decision)
ಕಾಯಿದೆ ಮತ್ತು ನಿಯಮಗಳನ್ನು ರೂಪಿಸುವ, ತಿದ್ದುಪಡಿ ಮಾಡುವ ಪ್ರಸ್ತಾವನೆಗಳು

* ವರ್ಗ- 8: ಯೋಜನೆಗಳು/ ಕಾಮಗಾರಿಗಳು/ ನಿರ್ವಹಣೆ. ರಾಜ್ಯ ಸರ್ಕಾರದ ಆಯವ್ಯಯಕ್ಕೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ಮತ್ತು ಕೇಂದ್ರ ಸರ್ಕಾರದಿಂದ ಕಾಲಕಾಲಕ್ಕೆ ಬಿಡುಗಡೆ ಮಾಡಲ್ಪಟ್ಟ ಯೋಜನೆಗಳನ್ನು ಅನುಷ್ಟಾನಗೊಳಿಸಲು ಮುಖ್ಯಮಂತ್ರಿಗಳ/ ಇಲಾಖಾ ಸಚಿವರ/ ಇಲಾಖಾ ಮಟ್ಟದಲ್ಲಿ, ಜಿಲ್ಲಾ ಮಟ್ಟದಲ್ಲಿ ನಡೆಯುವ ಸಭೆಗಳಲ್ಲಿ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವ ನಿರ್ಧಾರ ಮತ್ತು ಅನುದಾನ ಬಿಡುಗಡೆ ಹಾಗೂ ಆಡಳಿತಾತ್ಮಕ ನಿರ್ದೇಶನಗಳು

* ವರ್ಗ- 9: ಮಾಹಿತಿ ಹಕ್ಕು. ಮಾಹಿತಿ ಹಕ್ಕು ಅಧಿನಿಯಮದಡಿ ಸಲ್ಲಿಸುವ ಅರ್ಜಿಗಳ/ ಮೇಲ್ಮನವಿಗಳ ವಿಲೇವಾರಿ

* ವರ್ಗ-10: ಇತರೆ. ವಿಷಯಗಳು ಮೇಲಿನ ಯಾವುದೇ ವರ್ಗೀಕರಣಕ್ಕೆ ಸೇರದ ಇಲಾಖೆಯ ಯಾವುದೇ ಇತರ ವಿಶಿಷ್ಟ ಲಕ್ಷಣವುಳ್ಳ ವಿಷಯಗಳು ಉದಾ: ಕಂದಾಯ ಇಲಾಖೆಯಲ್ಲಿನ ಭೂ ಮಂಜೂರಾತಿ ವಿಷಯ.

ವಿಶೇಷ ಸೂಚನೆಗಳು; ಮುಕ್ತಾಯಗೊಳಿಸಲು (Closing) ಹಾಗೂ ಕಡತಗಳನ್ನು ವಿಶ್ರಾಂತಗೊಳಿಸಲು (Parking) ಅನುಸರಿಸಬೇಕಾದ ಮಾರ್ಗಸೂಚಿಗಳು

ವಿಷಯಗಳಾಧಾರಿತವಾಗಿ ಇತರೆ ಕಛೇರಿಗಳಿಂದ ವರದಿ/ ಮಾಹಿತಿ ನಿರೀಕ್ಷಣೆಯಲ್ಲಿದ್ದರೇ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಕಡತಗಳನ್ನು ಪಾರ್ಕಿಂಗ್ ಮಾಡತಕ್ಕದ್ದು, ಇದಲ್ಲದೇ, ಕಡತಗಳಲ್ಲಿ ಮುಂದಿನ ಯಾವುದೇ ಕ್ರಮವಿಲ್ಲದೇ ಇರುವ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಕಡತಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ ಮುಕ್ತಾಯಗೊಳಿತಕ್ಕದ್ದು. ವಿಶ್ರಾಂತಗೊಳಿಸಿರುವ (Parked) ಕಡತಗಳ ನೈಜ ಕಾರಣಗಳನ್ನು ಶಾಖಾಧಿಕಾರಿ/ ಅಧೀನ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ ಮಟ್ಟದಲ್ಲಿ ಪರಿಶೀಲಿಸಿ, ಅನಗತ್ಯವಾಗಿ ಕಡತಗಳನ್ನು ವಿಶ್ರಾಂತಗೊಳಿಸಿರುವುದು ಕಂಡು ಬಂದಲ್ಲಿ ಅಂತಹವರಿಗೆ ಲಿಖಿತ 'ಎಚ್ಚರಿಕೆ' ನೀಡುವುದು.

ಕರ್ನಾಟಕ ಸರ್ಕಾರದ ಸಚಿವಾಲಯದ ಕಛೇರಿ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನಗಳ ಪರಿಷ್ಕೃತ ಕೈಪಿಡಿ 2005ರ 15ನೆಯ ಅಧ್ಯಾಯದ ಕಂಡಿಕೆ 219ರಲ್ಲಿ ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿರುವಂತೆ ಇಲಾಖೆಯ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಗಳು 4 ವರ್ಷಕ್ಕಿಂತ ಮೇಲ್ಪಟ್ಟು ಬಾಕಿ ಇರುವ ಕಡತಗಳ ಪರಿಶೀಲನೆಯನ್ನು, ಅವರ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ/ ಜಂಟಿ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ/ ಉಪ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಯವರು 2-4 ವರ್ಷದ ಬಾಕಿ ಕಡತಗಳ ಪರಿಶೀಲನೆಯನ್ನು ಹಾಗೂ ಅಧೀನ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಯು 2 ವರ್ಷದೊಳಗೆ ಬಾಕಿ ಇರುವ ಕಡತಗಳ ಪರಿಶೀಲನೆಯನ್ನು ಪ್ರತಿ ತಿಂಗಳು ಮಾಡಬೇಕಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಈ ಬಗ್ಗೆ ಬಾಕಿಯಿರುವ ಕಡತಗಳ ವಿವರಗಳನ್ನು ಚಾಲ್ತಿಯಿರುವ MIS ವರದಿಯಿಂದ ಪಡೆಯಬಹುದಾಗಿರುತ್ತದೆ ಎಂದು ಹೇಳಿದೆ.

ಮಾನ್ಯ ಪ್ರಧಾನ ಮಂತ್ರಿಗಳು/ ಮುಖ್ಯ ಮಂತ್ರಿಗಳು/ ಸಚಿವರುಗಳು/ ಲೋಕಸಭೆ ಮತ್ತು ರಾಜ್ಯಸಭಾ ಸದಸ್ಯರು/ ಶಾಸಕರು (ವಿಧಾನ ಸಭೆ ಮತ್ತು ವಿಧಾನ ಪರಿಷತ್ತು ಗಳಿಂದ ಸ್ವೀಕೃತವಾದ ಪತ್ರಗಳು ಇ-ಆಫೀಸ್ ತಂತ್ರಾಂಶದಲ್ಲಿ ದಾಖಲಿಸುವ ವಿಧಾನದ ಕುರಿತು ಮಾಹಿತಿ ನೀಡಲಾಗಿದೆ. ಮಾನ್ಯ ಪಧಾನ ಮಂತ್ರಿಗಳು/ ಮುಖ್ಯ ಮಂತ್ರಿಗಳು/ ಸಚಿವರುಗಳು/ ಲೋಕಸಭೆ ಮತ್ತು ರಾಜ್ಯಸಭಾ ಸದಸ್ಯರು/ ಶಾಸಕರು (ವಿಧಾನ ಸಭೆ ಮತ್ತು ವಿಧಾನ ಪರಿಷತ್ತು) ಗಳಿಂದ ಸ್ವೀಕೃತವಾದ ಪತ್ರಗಳ ವಿಷಯಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ, ಇ-ಕಛೇರಿ ತಂತ್ರಾಂಶದಲ್ಲಿ ಸೃಜನೆ ಮಾಡುವಾಗ ತಂತ್ರಾಂಶದಲ್ಲಿರುವ VIP ಕ್ಷೇತ್ರವನ್ನು ಕಡ್ಡಾಯವಾಗಿ ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಿ ಗುರುತಿಸುವುದು. ಈ ರೀತಿ ಬಳಕೆದಾರರು ಸ್ವೀಕೃತಿಯನ್ನು ಗುರುತಿಸಿದ್ದಲ್ಲಿ ಮಾನ್ಯರಿಂದ ಸ್ವೀಕೃತವಾದ ಪತ್ರಗಳ ಸ್ಥಿತಿಗತಿಗಳನ್ನು ತಕ್ಷಣವೇ ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಲು ಅನುಕೂಲವಾಗುತ್ತದೆ.

ಇ-ಕಛೇರಿ ತಂತ್ರಾಂಶದಲ್ಲಿ ಕಡತಗಳನ್ನು ಹೊಸದಾಗಿ ಸೃಜಿಸುವಾಗ ಕಡತಗಳ ವಿಷಯದ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಕಡತಗಳ ವರ್ಗವನ್ನು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡುವುದು. ಹಾಗೂ ಈಗಾಗಲೇ ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ಕಡತಗಳನ್ನು ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ವರ್ಗಗಳಿಗೆ ಪರಿಷ್ಕರಿಸುವುದು. ಈ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಾಗಿ ಪ್ರಾಮಾಣಿತ ಕಾರ್ಯ ವಿಧಾನವನ್ನು ರಚಿಸಿ (SOP) ನೀಡಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ಸುತ್ತೋಲೆ ಹೇಳಿದೆ.

ಕಡತಗಳ ವಿಲೇವಾರಿ ವಿಷಯಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟಂತೆ ನಡೆಸುವ ಮಾಸಿಕ ಪ್ರಗತಿ ಪರಿಶೀಲನಾ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಬಹಳಷ್ಟು ಇಲಾಖೆಗಳಲ್ಲಿ ಕಡತಗಳು ಚಲನವಲನವಾಗದ ಅಧಿಕಾರಿ/ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗಳ ಲಾಗಿನ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಬಾಕಿ ಉಳಿದಿರುವುದು ಕಂಡು ಬಂದಿರುತ್ತದೆ. ಆದುದರಿಂದ ಮಾರ್ಗಸೂಚಿಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸುವುದರಿಂದ ಇಲಾಖೆಗಳಲ್ಲಿ ನೈಜವಾಗಿ ಬಾಕಿ ಉಳಿಯುತ್ತಿರುವ ಕಡತಗಳ ಅಂಕಿ-ಅಂಶವನ್ನು ನಿಖರವಾಗಿ ತಿಳಿಯುವುದರಿಂದ ಆಡಳಿತದಲ್ಲಿ ದಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸಬಹುದಾಗಿದೆ. ಈ ನಿಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲಾ ಇಲಾಖೆಗಳು ಕಡ್ಡಾಯವಾಗಿ ಮಾರ್ಗಸೂಚಿಗಳನ್ನು ಪಾಲಿಸಿ 15 ದಿನದೊಳಗೆ ಅನುಪಾಲನಾ ವರದಿಯನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಲು ಸೂಚನೆ ನೀಡಲಾಗಿದೆ.

English summary

Clearing files by the E-Office circular by the department of personnel and administrative reforms (DPAR) of Karnataka.